Se você trabalha em uma grande empresa que está passando por uma Transformação Digital, eu tenho certeza que você já ouviu falar em Squad, Daily, Sprint, Scrum entre outros não é mesmo?
Muitas empresas possuem em sua estratégia a famosa Transformação Digital, utilizando o Ágil como o principal habilitador para promover novas formas de trabalho mais adaptativas que facilitam que a Transformação Digital seja bem sucedida, afinal, para ser competitivo no mercado atual com uma alta digitalização e concorrência, é necessário aprender e desenvolver novas competências e formas de atuação.
Porém, mesmo após mais de 20 anos da escrita do manifesto ágil e com um crescimento de 86% de adoção do Ágil nas empresas entre 2020 e 2021 (15th State of Agile Report), como forte influência dos efeitos da pandemia da Covid-19, ainda existem muitas divergências de entendimento e aplicação da Agilidade dentro das organizações, o que acaba atrasando a evolução da Transformação Digital .
A Transformação Digital que tem alguns pilares como Cultura, Pessoas e Melhoria dos processos entre outros para melhorar a criação de produtos digitais demanda a aplicação de novas formas de trabalho e estruturas organizacionais mais empíricas e orgânicas para um mercado cada vez mais acelerado e competitivo.
Para ajudar você e a sua organização que está passando ou planejando iniciar a adoção do Ágil listamos 5 armadilhas comuns que geram fricção e resistências na mudança organizacional.
1 – Ágil apenas para entregar mais rápido
A primeira e mais comum armadilha da nossa lista é o mal-entendido de que com o uso de Ágil ao invés do Waterfall (método tradicional de gestão de projetos com escopo fixo) as mesmas entregas que antes eram feitas ao final do projeto com longos períodos de 1 ano ou mais, serão feitas igualmente de forma mais rápida.
Seria bom não é mesmo? Infelizmente isso é um mito, a verdade é que o Ágil ajuda sim a ter mais rapidez de negócios e reduzir o Time to Market das empresas, contudo o que muda é que agora temos entregas prioritárias realizadas antecipadamente em pacotes menores em um curto espaço de tempo e com ciclos contínuos de entrega (dias, semanas ou meses), consequentemente reduzindo o tempo para o produto chegar ao mercado, acelerando a validação de hipóteses de solução, reduzindo a complexidade de ativação de novas funcionalidades e possibilitando uma maior adaptabilidade do plano de evolução para necessidades de mudança baseado nos feedbacks dos clientes e usuários, como diz no manifesto: Responder a mudanças mais do que seguir um plano.
2 – Fazer sprints é suficiente para ser Ágil
O conceito de Sprints ficou muito conhecido devido a popularização do framework Scrum, que é utilizado por 87% das empresas respondentes do 16th State of Agile Report lançado em 2022.
A Sprint se trata do ponto principal do Scrum, sendo denominado como uma “caixa de tempo” fechado que pode ser de uma a quatro semanas (o mais comum nas empresas são sprints de 2 semanas) e que deve fazer entregas incrementais ao final de cada sprint.
Isso faz com que as empresas muitas vezes apenas adaptem seus cronogramas de projetos para informar quantas sprints serão necessárias para concluir um projeto, porém sem utilizar o real benefício do uso de sprints para aceitar a adaptação a mudanças de prioridade e proporcionar a melhoria contínua a cada nova sprint mais do que seguir fielmente um plano fechado que talvez não faça mais sentido.
Além de Sprints, o Scrum possui outros Eventos, Papéis e Artefatos que se aplicados de maneira correta e consistente proporcionam a resolução de problemas complexos (Todo projeto de Desenvolvimento de Produtos Digitais é complexo) através do empirismo (aprender através da experiência e tomadas de decisões) e do pensamento Lean que busca a melhoria contínua e redução de desperdícios.
3 – “Squadificação” das equipes
Com a disseminação do termo Squad no mercado, principalmente nas áreas de tecnologia e startups, muitas empresas adotaram uma forma de organização de suas equipes que se popularizou baseado no modelo Spotify (apesar do criador dizer que não é um modelo).
Basicamente Squads são equipes multidisciplinares formadas por diferentes pessoas com especialidades complementares para construir um produto, prestar um serviço ou a realização de um projeto.
Você pode estar se perguntando, mas ter Squads não é bom? E a resposta é que sim, é ótimo!
A armadilha neste caso é acreditar que com a criação de Squads vamos ter todos os problemas resolvidos.
Formar Squads é apenas o primeiro nível de maturidade segundo o KMM (Kanban Maturity Model). Em uma organização que deseja ter mais Agilidade Organizacional, para continuar evoluindo é importante que se tenha uma visão de ponta a ponta de toda a cadeia de valor do produto ou serviço que está sendo construído, ou seja, precisamos ter uma visão abrangente desde a necessidade dos nossos clientes, passando pelas áreas de negócio, conectando com tecnologia, operações e suporte entre outras áreas para que haja um fluxo contínuo de entrega de valor aos clientes da organização.
Caso contrário vamos ter “Agilidade” somente em uma etapa da cadeia de valor, porém sem a Agilidade de Negócios (Business Agility) que é o que vai fazer realmente com que a organização seja adaptável e competitiva, que no fim do dia é isso o que trará resultados para a empresa.
4 – Nomear Scrum Masters e Product Owners sem preparação
Com a adoção de Frameworks Ágeis como Scrum e SAFe que detalham diferentes papéis e formas de atuação como Scrum Master, Product Owner, RTE, Product Manager entre outros fez com que as empresas fizessem um “DE/PARA” das suas funções atuais para esses novos papéis.
Do dia para a noite Gerentes de Projeto passaram a atuar como Scrum Master ou RTE, Coordenadores ou Gerentes de área receberam a responsabilidade de serem Product Owners ou Product Managers sem uma preparação prévia desses profissionais, o que gera uma distorção do que é esperado de cada uma dessas funções para o que era realizado antes.
Esse movimento sem uma gestão de mudança efetiva e um plano de desenvolvimento gera muitas divergências e conflitos entre as pessoas por não ter um entendimento correto do novo papel e também uma lacuna, pois atividades fundamentais para o bom funcionamento das novas formas de trabalho acabam não sendo realizadas.
Para trazer um exemplo de uma situação que eu já vivenciei, estava atuando em uma grande empresa que utiliza o framework SAFe adaptado, um Gerente Sênior decidiu contratar um novo Gerente de Projetos sem experiência com Agilidade para o papel de RTE (Release Train Engineer) porém naquele momento já existia um outro RTE de outra gerência atuando na mesma estrutura de equipes e gerou muitos conflitos devido a divergência de entendimento e atuação, sendo que na verdade o que o Gerente queria era ter um maior controle das entregas, por não entender a nova forma de trabalho e não ir ao “Gemba” (Lugar onde o trabalho acontece).
Fazendo uma analogia com o mundo do futebol para que fique mais fácil entender, um técnico pode não ter sido o melhor jogador, mas ele precisa saber exatamente onde colocar cada jogador para extrair o seu máximo potencial para que o time tenha resultado positivo nos jogos, não adianta colocar um goleiro para atacar se ele nunca fez isso.
Esse é um exemplo de uma armadilha muito comum que acaba impactando negativamente na produtividade e satisfação dos profissionais adicionando mais complexidade e impactando na agilidade necessária para os negócios de uma empresa.
5 – Projetos com Escopo, Tempo e Custo Rígidos
Na gestão de projetos tradicionais, mais conhecida como Waterfall, temos o escopo do projeto definido para que seja possível estimar o cronograma e o custo desse projeto.
Em projetos de construção de produtos digitais que são altamente complexos a estrutura é diferente, onde o escopo é estimado e variável dentro do tempo e custos definidos, para que seja possível adaptá-lo baseado nos feedbacks dos usuários e do mercado.
É natural do ser humano querer prever tudo que vai acontecer antecipadamente e com projetos digitais não é diferente. A nossa mente tende a planejar de forma linear, com quase todas as informações disponíveis no momento do planejamento e a execução seria garantida por um ambiente controlado onde as adversidades foram todas previstas e serão resolvidas.
Porém a armadilha neste caso é querer os benefícios do uso de Projetos Ágeis mantendo o controle rígido e burocracias da gestão de projetos tradicionais.
A verdade é que o plano perfeito não existe, temos que lidar e reagir de forma rápida com as adversidades, e quanto maior e mais rígido for o plano, maior será sua complexidade, imprevisibilidade e consequentemente os riscos. Esse é o ponto no qual a agilidade trabalha de forma incremental com pequenos lotes sendo muito mais fácil reagir às adversidades e reduzir os riscos durante o projeto.
Aceitar e lidar com o desconhecido é mandatório para trabalhar em uma Transformação Digital, para isso a experimentação e validação de hipóteses são componentes chaves. Esses fatores permitem que uma organização ágil tenha uma adaptação rápida de mercado, estratégia, produtos, serviços e projetos.
Conclusão
Tenho certeza que você já teve contato com pelo menos uma dessas armadilhas durante o processo de Transformação aí na sua empresa, não é mesmo?
Se você está em busca de uma evolução na sua organização e nos seus negócios para ter mais Agilidade Organizacional e se adaptar às mudanças de mercado que estão acontecendo cada vez mais rápido e frequentes, você deve ficar de olho nas armadilhas listadas acima para ter uma Transformação Digital bem sucedida.
Escrito por: Gabriel Pacheco e Marcos Menah – Agile Organizations Studio
