¿Alguna vez has sentido que el día no te rinde, tienes tantas cosas por hacer que no sabes por dónde empezar, o bien, olvidas cosas por no tener visibilidad de lo importante? En las siguientes líneas quiero dar a conocer lo que es Personal Kanban y cómo puedes aplicarlo para tener días más productivos.
Es importante mencionar que este artículo estará enfocado en la práctica de Personal Kanban y no en el sistema Kanban tradicional. Si deseas conocer más sobre el sistema Kanban, te sugerimos tomar un tiempo para investigar sus características y ventajas.
Kanban y el Palacio Imperial de Tokyo
El Palacio Imperial de Tokyo es un lugar muy concurrido. Para lograr controlar el flujo del público y mantener el palacio en condiciones óptimas, se creó un número limitado de tarjetas de acceso; así, cada persona que entra al palacio recibe una tarjeta, manteniendo un número constante de público en el interior. Esto permite tener un mejor control, monitoreo y visibilidad de todo lo que sucede en el palacio para atender cualquier eventualidad. Cada vez que una persona sale, esa tarjeta es asignada a una persona nueva en la fila.
Qué tiene que ver esto con Personal Kanban? Tiene todo que ver, pues dicho método consiste en limitar el trabajo en progreso, visualizar los flujos y evitar el multitasking.
¿Qué es Personal Kanban?
Creada por Jim Benson, Personal Kanban es una herramienta que agrupa diferentes prácticas que permiten aumentar la productividad.
El método Kanban tiene los siguientes principios esenciales: visualizar el flujo de trabajo y limitar el trabajo en progreso.
Visualizar el trabajo en progreso. En el momento que visualizamos nuestras tareas y le asignamos un flujo de atención podemos identificar bloqueos, cuellos de botella o bien determinar con que podemos avanzar o que debemos detener.
Limitar el trabajo en progreso. Este principio consiste en evitar el multitasking por medio de la visualizacion de tareas. Esto te ayuda a identificar las prioridades, y así, limitar el trabajo en progreso. Así mismo, te permitirá terminar tareas día a día y visualizar los logros completados.
¿Cómo aplicarlo en tu día a día?
Usualmente tenemos tareas por hacer en nuestra cabeza y algunas otras escritas en un pedazo de papel. Esto ocasiona un gran nivel de estrés y en muchas ocasiones olvidamos cosas importantes. Cuando no llevamos un registro de nuestro progreso, cada vez que completamos una tarea la mandamos al olvido.
Me gustaría preguntarte ¿cómo te sentirías si tuvieras la posibilidad de visualizar todo el trabajo que haces al final de la semana?
A continuación te comparto los pasos para implementar Personal Kanban en tu día a día.
Paso 1: Prepárate
Hoy día existen un sinfín de herramientas que te pueden ayudar a organizar tu Personal Kanban. Puedes hacerlo de manera digital con Trello o Monday.com, o puedes crear un tablero kanban físico. Solo necesitas una pizarra, marcadores (plumones) y post-it, además de escoger un lugar visible donde ubicarlo. Recuerda que el Personal Kanban es un sistema evolutivo. Cuanto más usas el Kanban Personal, más necesitarás adaptarlo a tu contexto o situación actual.
Paso 2: Organiza el flujo de trabajo
El flujo de trabajo no es más que la representación de las etapas por las cuales transitan las tareas desde el inicio hasta su finalización. Una forma muy básica es dividir tus actividades en: por hacer hoy, en progreso, bloqueado y terminado.
Puedes comenzar con un tablero básico y poco a poco implementar uno más avanzado, que te permita enfocarte mejor.
Paso 3: Arma tu backlog
Una técnica efectiva es anotar cada tarea que te soliciten por muy poco importante o por muy pequeña que sea. Esto te permitirá identificar claramente lo que debes hacer y dimensionar tu carga laboral.
Una vez hayas escrito todas tus tareas, vas a priorizarlas en la columna “por hacer”:
Urgente: Algo que no puede esperar a mañana
Importante: Aquellas tareas valiosas que puedes entregar en un plazo de tiempo muy corto
Nits: Aquellas tareas muy pequeñas y repetitivas que usualmente no nos gusta hacer y que siempre dejamos a un lado. Como resultado, al final del periodo tenemos una pila enorme de Nits.
No importantes: Aquellas tareas que no agregan valor y que te consumirían tiempo innecesario.
Paso 4: Prepara tu día
Define según tu experiencia la cantidad de tareas que puedes terminar por día. No es necesario nada preciso, pero es bueno empezar por algo según tus propias capacidades. Por ejemplo, si crees que podrías terminar 5 tareas en un día, elige las 5 tareas que consideres más importantes y colócalas en la columna “hoy”. Recuerda que este es un trabajo diario, así que solo deberás de elegir las tareas del día. Si no terminas no pasa nada, pero identifica al día siguiente cuantas actividades terminaste y ajustate a ello.
Puedes preparar tu día al iniciar tu jornada laboral mientras tomas tu café o bien por la noche antes de retirarte a descansar.
PRO TIP: Acaba con los Nits
Te recomiendo que tomes un grupo de Nits que en conjunto no te tomen más de una hora en terminar y agrega ese paquete de tareas como una sola. Esto te permitirá avanzar y evitarás tener una montaña de tareas repetitivas al final de la semana.
Paso 5: Comienza por terminar
Recuerda que el objetivo de Personal Kanban es tener tareas terminadas al final del día, por ello es importante asegurarte de que no estés haciendo más de una cosa a la vez.
Debes tomar una tarea y comenzar a trabajar en ella hasta que la termines o requieras que alguien más haga algo con ella, solo hasta este momento podrás tomar otra tarjeta para trabajar.
En caso de que tengas varias tarjetas en un estado bloqueado o para revisión por alguien más, es importante que NO tomes más tareas y te enfoques en presionar para liberar lo que tienes en espera. Esto te ayudará a completar tareas y si alguna requiere de nuevo tu atención no tendrás tareas acumuladas y sin priorizar.
Paso 6: Reflexiona
Identifica los aspectos positivos y negativos al final de la semana para mejorar la que sigue. Puedes comenzar haciéndote las siguientes preguntas:
¿Qué tareas hiciste particularmente bien?
¿Qué tareas te hicieron sentir bien contigo mismo?
¿Qué tareas fueron difíciles de completar?
¿Las tareas completadas fueron valiosas para los interesados?
En conclusión
Organizar nuestras actividades diarias es clave para mejorar tu productividad. Utilizar Personal Kanban requiere consistencia, pero una vez lo apliques, tu trabajo comenzará a fluir mejor y sentirás la satisfacción de ver tus tareas terminadas y tu progreso al final de cada semana.
Te invitamos a poner en práctica esta maravillosa herramienta y esperamos te brinde una experiencia positiva y productiva en tu día a día.
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