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Les béabas de l’automatisation robotique des processus

avril 2, 2018

Définissons l’automatisation robotique des processus (RPA)

L’automatisation robotique des processus (RPA) reflète les actions d’un humain lors de l’exécution d’un processus ou d’une tâche métier, mais le fait avec plus de précision, avec qualité, évolutivité et rapidité. Cette fonctionnalité peut être alignée pour prendre en charge des tâches prévisibles et répétitives basées sur des règles avec des étapes compliquées. Elle peut démarrer un outil, le faire fonctionner, travailler avec des données et effectuer des calculs complexes pour fournir des résultats. Avec la maturité, la RPA peut également être utilisée pour effectuer des tâches décisionnelles et communiquer avec d’autres systèmes numériques en conséquence.

La RPA s’aligne sur différents processus métier aussi bien front-end (assistance client, remplissage de formulaires, etc.) que back-end (gestion des formulaires remplis, comptabilité, calculs multiples, etc.)

La RPA doit être capable d’effectuer des opérations de données et d’analyser des données structurées, ainsi que de traiter des données non structurées telles que des images, des documents et des données multimodales. Son efficacité augmente lorsqu’elle est associée à l’intelligence artificielle.

Si la RPA commence à apprendre par elle-même, elle peut être utilisée pour effectuer de nombreuses tâches complexes où des décisions difficiles doivent être prises en déplacement. Par conséquent, les RPA peuvent être utilisées sous une forme plus profonde, à mesure qu’elles grandissent à travers leur niveau de maturité.

Comment ça marche ? 

Examinons le traitement de la paie, qui est effectué une fois par semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois selon la réglementation, etc. Pour une entreprise mondiale disposant d’un outil de paie spécifique, il n’est pas rare que certains ou quelques-uns des processus doivent être effectués manuellement, comme le téléchargement de fichiers de commande à partir de différents sites concernant les heures supplémentaires ou les modifications de dernière minute des gains ou des déductions. C’est une tâche qui peut être facilement gérée par la RPA, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. Un système RPA peut être conçu pour gérer n’importe quel flux de processus ou tâche d’exception avec n’importe quel ensemble d’instructions écrites. Le système RPA peut également contrôler l’accès aux données des employés, telles que leur coût stipulé pour l’entreprise et les feuilles de temps. Supposons que les données soient manuscrites, la RPA peut également être chargée d’extraire ces données, de les numériser et de les stocker avant de commencer le processus de paie. En utilisant ces données et les instructions données, elle peut soit aider à alimenter la paie avec les informations en attente et, si elle en a le contrôle, elle peut aller de l’avant et effectuer les transactions bancaires nécessaires. Et ce processus peut être effectué à une vitesse inégalée pendant 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Comment est-ce construit ?

La RPA comprend globalement trois éléments fondamentaux : un ensemble d’outils de développement, un contrôleur/orchestrateur de robot et les robots logiciels.

  1. Outils de développement : créez un flux de travaux qu’un robot doit effectuer à l’aide de ces outils. Des instructions étape par étape sont écrites contenant la logique métier détaillée et les déclarations basées sur les décisions pour terminer le parcours de la tâche. Ces outils sont faciles à utiliser car certains d’entre eux ont des fonctionnalités de glisser-déposer avec des fonctions de configuration automatique. Certains outils disposent également d’une fonctionnalité « enregistreur de processus » qui capture les actions de l’utilisateur lors de l’exécution d’une tâche et imite le processus. Les processus complexes d’une tâche peuvent également être représentés visuellement, qui sont interactifs.
  2. Contrôleur de Robot : cette partie a accès au référentiel maître qui contient tous les travaux conçus par les outils de développement. Le contrôleur dispose de toutes les informations d’identification pour accéder aux différentes applications et les fournit aux robots tout en attribuant des tâches à chacun d’eux. Non seulement il attribue et déploie des tâches aux robots, mais il fournit également un niveau de contrôle approprié aux robots et à leurs utilisateurs, ainsi que la mise à jour, le test et l’approbation des tâches. Il audite, surveille et rend compte également de chacune des activités des robots, ainsi que de la gestion des versions, de la journalisation centralisée, de la planification, de la charge de travail et de la gestion des actifs.
  3. Robots logiciels : ce sont les agents qui effectuent le travail qui leur est assigné, par le contrôleur du robot. Ceux-ci jouent le rôle d’un assistant automatisé fonctionnant efficacement, sous supervision, ou traitent de manière autonome tous les travaux à volume élevé qui ne nécessitent pas une intervention humaine constante. Ils tiennent également un journal détaillant chacune de leurs actions. Les conformités sont prises en charge à l’aide de ces journaux, ainsi que ; les chefs d’entreprise peuvent les analyser et apporter d’autres améliorations.

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Méthodologie de mise en œuvre

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Études de cas :

Globant utilisant UIPath et BluePrism a automatisé et optimisé les processus opérationnels bancaires pour un certain nombre de grandes banques.

Par exemple, pour une banque, les processus tels que la mise à jour des informations client, le renouvellement des polices d’assurance et le renouvellement/remplacement des cartes qui étaient auparavant effectués de manière traditionnelle ont été automatisés. Les robots RPA sont chargés de trouver de nouvelles données sur les clients et de les mettre à jour aux endroits pertinents. Lors du renouvellement d’assurance, ils récupèrent les données pertinentes à partir de diverses sources allouées, les vérifient et si toutes les conditions sont remplies, ils procèdent au renouvellement automatique des polices d’assurance. La vitesse du travail et le nombre de transactions traitées par jour ont radicalement changé. Où le temps nécessaire pour traiter le volume quotidien était d’environ cinq heures et demie ; avec la RPA, il a diminué d’environ une heure.

Pour une autre banque de premier plan, utilisant BluePrism, Globant a participé au processus KYC « Know Your Customer » (Connaissez votre client). Grâce à ce processus, les banques peuvent non seulement connaître leurs clients et leurs transactions financières respectives, mais également empêcher au préalable le blanchiment d’argent et l’escroquerie. Il s’agit d’un processus essentiel de gestion des risques qui se fait principalement manuellement, mais avec la RPA, ce processus augmente non seulement la vitesse et le volume, mais diminue également les opérations erronées. La RPA a accéléré le processus à près de 4,8 fois par rapport à ce qu’il était auparavant.

Pour toute question ou assistance relative à la RPA, veuillez envoyer un e-mail à stayrelevant@globant.com

Avantages apportés par la RPA au fil du temps

  • Réduction des délais de traitement : les robots logiciels peuvent fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et effectuent donc les tâches plus rapidement avec un débit amélioré. 
  • Augmentation de l’adaptabilité et de la précision : un certain nombre de robots logiciels peuvent être utilisés lorsqu’une tâche exige un traitement plus rapide, et ces mêmes robots peuvent également être utilisés dans de nombreux travaux différents. Comme ceux-ci sont basés sur des règles, il n’y a aucune marge d’erreur. 
  • Développement de l’esprit d’initiative : lors du déploiement de robots pour des tâches subalternes et répétitives, les employés de ce processus métier particulier ont plus de temps pour utiliser leurs ressources dans des activités de plus grande valeur. 
  • Analyse des données : les robots au travail capturent une pléthore de données et d’informations qui, une fois analysées, génèrent des informations utiles sur les activités commerciales qui pourraient être utiles pour améliorer les processus métiers, les prévisions ainsi que pour créer de nouveaux produits/services. 
  • Optimisation des coûts : en libérant l’intervention humaine, en maximisant la vitesse de fonctionnement, cela optimise considérablement le coût. Selon le processus métier qui a été automatisé, le retour sur investissement peut être relativement important.
  • Sécurité et audit : étant donné que tous les robots et l’orchestrateur enregistrent les processus en détail, les informations du journal facilitent l’audit et le contrôle de la sécurité.

Sources :

Image fournie par :

  • www.uipath.com
  • www.blueprism.com

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